El primer dominó: tu primer flujo automático

Resultado

Cuando una clienta llena tu formulario aparece su tarjeta en el pipeline, y cuando agenda le llegan su confirmación y su recordatorio sin que muevas un dedo.

Tiempo estimado

50 minutos

Costo

US$ 0 configurarlo: los flujos vienen en el plan Starter y estas acciones no son premium. Cada correo cuesta menos de un centavo: US$ 0,675 por cada 1.000.

Analogía

Guía paso a paso

Las rutas van con el nombre de la interfaz en inglés y, entre paréntesis, el de tu cuenta en español. Todo se hace dentro de tu sub-cuenta, con el formulario de la misión 8, el pipeline de la misión 7 y el calendario de la misión 9.

1. 01

   Dibuja tus fichas antes de tocar nada

   En una hoja, dibuja dos filas de fichas.

   Fila 1: llega el formulario → la clienta queda en tus contactos → aparece su tarjeta en «Consulta nueva».

   Fila 2: agenda su cita → le llega la confirmación → un día antes, el recordatorio.

   Cada fila es un flujo. Cada flujo empieza con un disparador: el evento que empuja la primera ficha.

   Claves

   • Son dos flujos para que cada fila tenga un disparador y su propio historial. Si juntas los dos disparadores en un flujo sencillo, el formulario caería en la espera de una cita que no existe.
   • El formulario crea o actualiza el contacto por su cuenta. Tu flujo empieza en la ficha de dominó que sigue: la tarjeta en el pipeline.

   Fuente: F10, F19, F3

   Flujo 1 · Formulario AX-7K2Q

   Form submittedDisparador: formulario enviado

   Create opportunityTarjeta en «Consulta nueva»

   Execution logsLa cámara de esta fila: grabó cómo cayó cada ficha

   Flujo 2 · Cita AX-7K2Q

   Customer booked appointmentDisparador: cita agendada

   Send emailConfirmación

   WaitHasta 1 día antes de la cita

   Send emailRecordatorio

   Execution logsLa cámara de esta fila: la confirmación salió y la espera corre

   Automation → Workflows

2. 02

   Flujo 1 · Del formulario a la tarjeta

   Automation → Workflows → Create workflow → Start from ScratchCopiar ruta

   En tu cuenta en español: Automatización → Flujos de trabajo → Crear flujo de trabajo → Empezar desde cero

   Abre Automation → Workflows, pulsa Create workflow ▾, como aparece con la lista vacía, y elige Start from Scratch. Cuando ya tengas flujos, el botón dirá + Create workflow y su menú sumará Build Using AI e Import from a campaign.

   La primera vez, HighLevel pregunta por el autoguardado: Continue with Manual Save o Enable auto save now. Cualquiera sirve: el autoguardado solo funciona en borrador (Draft), así que igual guardas y publicas tú.

   HighLevel le pone un nombre como «New Workflow :» seguido de un número. Cámbialo arriba, donde aparece el nombre: «Flujo 1 · Formulario AX-7K2Q».

   Pulsa Add new trigger. En el panel Add trigger, elige Form submitted; después, + Add filters → Form is → tu «Formulario de contacto AX-7K2Q». Termina con Save trigger.

   Pulsa + debajo del disparador y elige Create opportunity. En PIPELINE *, «Pipeline AX-7K2Q»; en STAGE *, «Consulta nueva». Termina con Save action.

   En la acción verás Duplicate opportunities · Disabled. Sigue el ajuste de la sub-cuenta: a quien ya tiene una tarjeta abierta en ese pipeline, no le crea otra. No toques Enable duplicates for this action only.

   Guarda (Save) y cambia el interruptor de Draft a Publish.

   En la pestaña Settings del flujo, Allow re-entry viene encendido. Déjalo así: si alguien envía dos veces, el flujo corre otra vez, pero no se crea una segunda tarjeta.

   Claves

   • Si ves Create/update opportunity junto a Create opportunity, no la uses: HighLevel la está retirando de los flujos nuevos.
   • Guardar no es publicar. Un flujo en borrador (Draft) no hace nada de verdad.
   • El constructor abre en Standard builder («Constructor estándar» en español). Déjalo así: en Launch no cambias de constructor.
   • Con la interfaz en español: «Añadir nuevo activador», el disparador «Formulario enviado», el interruptor «Borrador / Publicar» y, en «Configuración», «Permitir reentrada».

   Fuente: F1, F2, F3, F4, F5, F21

3. 03

   Flujo 2 · De la cita a la confirmación

   Automation → Workflows → + Create workflow → Start from ScratchCopiar ruta

   En tu cuenta en español: Automatización → Flujos de trabajo → Crear flujo de trabajo → Empezar desde cero

   Crea otro flujo desde cero y ponle «Flujo 2 · Cita AX-7K2Q».

   En Add new trigger, elige Customer booked appointment. En el bloque WHO SHOULD BE ENROLLED INTO THE WORKFLOW?, cambia Contact and guests, que viene por defecto, por Contact only.

   Agrega el filtro In calendar con tu calendario «Cita de pestañas» y guarda el disparador (Save trigger).

   Agrega Send email («Email — Send an email to the contact»). En From Name, «Estudio Alba» (o el nombre de tu negocio). En From Email, si tomaste el camino 1 de la misión 5, la dirección de tu dominio de envío.

   En Subject *: «Tu cita en Estudio Alba quedó agendada». Pulsa Create email y escribe el texto: «Hola {{contact.first_name}}, te esperamos el {{appointment.only_start_date}} a las {{appointment.only_start_time}}».

   Los campos de la cita están en el menú de valores personalizados, en el grupo Appointment. Guarda la acción (Save action).

   Claves

   • Contact only mete al flujo solo a quien reserva, no a sus invitados.
   • Si dejas vacíos From Name y From Email, HighLevel usa los valores por defecto («Default Values»). Un remitente por defecto se fija en la pestaña Settings del flujo, en Sender details.
   • Este disparador corre con las reservas desde el enlace. Una cita que creas tú a mano dentro de la cuenta no lo activa.
   • Los campos de la cita solo se llenan con un disparador de citas. Por eso la confirmación va en este flujo.
   • Con la interfaz en español, el disparador se llama «Cita reservada por el cliente» y está en el grupo «Citas».

   Fuente: F6, F7, F8, F17

4. 04

   La espera y el recordatorio

   (Flujo 2) → + → WaitCopiar ruta

   En tu cuenta en español: (Flujo 2) → + → Esperar

   Debajo de la confirmación, pulsa + y elige Wait. En «How long do you want to wait?», elige Until a scheduled date/time.

   En What type?, elige Appointment / calendar event.

   En When should the contact proceed?, elige Before y escribe 1 en days.

   En If this date has already passed, elige Exit contact from automation. La que viene marcada es otra: «Skip all outbound communication actions till next wait or event start date action».

   Guarda con Save action.

   Agrega otro Send email con el asunto «Te esperamos mañana en Estudio Alba» y los mismos campos de la cita.

   Guarda y publica.

   Claves

   • Exit contact from automation saca a la clienta del flujo si, al llegar a la espera, su fecha ya pasó: nadie recibe un recordatorio fuera de tiempo.
   • La opción que viene marcada no la saca: solo se salta los envíos (correo, SMS, llamadas) hasta la siguiente espera. Por eso la cambias.
   • Si HighLevel no te deja publicar, te muestra el paso con el error. Muchas veces es un campo vacío, como el asunto o el texto del correo.

   Fuente: F9, F7, F12

5. 05

   Apaga los avisos del calendario

   Settings → Calendars → (tu calendario) → Advanced settings → Notifications & policiesCopiar ruta

   En tu cuenta en español: Configuración → Calendarios → (tu calendario) → Configuración avanzada → Notificaciones & políticas

   Abre Settings → Calendars, entra a «Cita de pestañas» y abre Advanced settings → Notifications & policies. Ahí están los avisos que encendiste en la misión 9, uno por fila.

   Pulsa el lápiz de Appointment booked (Status: Unconfirmed), abre la pestaña Email, cambia el interruptor a Disabled y guarda.

   Repite con Appointment booked (Status: Confirmed) y con Reminder.

   Al terminar, pulsa Save changes, arriba.

   Claves

   • Ahora tu flujo hace ese trabajo. Si los dejas encendidos, la clienta recibe cada aviso dos veces.
   • Es una regla de AXIS, no de HighLevel: cada mensaje tiene un solo responsable.
   • Con la interfaz en español, las filas dicen «Cita reservada (Estado: No confirmada)», «Cita reservada (Estado: confirmada)» y «Recordatorio».

   Fuente: F13

6. 06

   Empuja la primera ficha y mira la cámara

   Automation → Workflows → (tu flujo) → Execution logsCopiar ruta

   En tu cuenta en español: Automatización → Flujos de trabajo → (tu flujo) → Registros de ejecución

   En una ventana privada, abre el enlace de tu formulario (misión 8) y llénalo como «Iris Prueba AX-7K2Q», con un correo tuyo nuevo, como tucorreo+iris@gmail.com. En el teléfono, el tuyo, nunca uno inventado. Marca solo la casilla de recordatorios.

   Después, desde el enlace de tu calendario, reserva con el mismo nombre y el mismo correo. Elige el primer horario libre a más de 24 horas de ahora, como mañana, dos horas más tarde.

   Abre el «Flujo 1». Arriba están las pestañas Builder, Settings, Enrollment history, Execution logs y Test workflow. En Execution logs, la tarjeta de Iris se creó sin errores.

   Abre el «Flujo 2»: la confirmación salió y la espera quedó corriendo.

   Revisa tu correo: llegó la confirmación. El recordatorio llega un día antes de la cita.

   Claves

   • El historial es la cámara que grabó cómo cayeron las fichas. Si un paso falló, ahí lo ves marcado.
   • HighLevel busca contactos por correo y, en segundo lugar, por teléfono. Si la ejecución sale con el nombre de una prueba anterior que usó tu teléfono, borra ese contacto de prueba y vuelve a llenar el formulario.
   • No pruebes con la pestaña Test workflow. HighLevel recomienda probar el flujo publicado, como lo vivirá una clienta.
   • En español, las pestañas son «Creador», «Configuración», «Historial de inscripciones», «Registros de ejecución» y «Probar flujo de trabajo».

   Fuente: F2, F11, F16

7. 07

   Lo que todavía no haces

   No muevas la tarjeta sola cuando la clienta agenda. Eso pide una condición, y las condiciones llegan en la lección II.6.4.

   No agregues acciones premium, como los webhooks personalizados o Google Sheets: después de 100 ejecuciones gratis, cobran por uso. Las de esta misión no cuestan.

   No mandes SMS desde tus flujos todavía. Llegan con tu número y el registro A2P, en el módulo I.4.

   Claves

   • Dos filas de fichas que caen bien valen más que un flujo enorme que nadie entiende.

   Fuente: F14, F15, F18

Interactivo

La cámara de Alba

Este interactivo se usa dentro de tu cuenta de AXIS.

Si se rompe

Los errores que más se repiten, y su salida.