Roles y permisos

Resultado

Tienes un usuario de prueba con la llave justa de una recepcionista, creado en tu sub-cuenta (la de práctica o la de tu negocio) y probado en una ventana privada.

Tiempo estimado

35 minutos

Costo

US$ 0. Los usuarios no cuestan en ningún plan, y esta lección no consume saldo.

Analogía

Guía paso a paso

Las rutas van como aparecen con la interfaz en inglés. Si tu cuenta está en español, verás entre paréntesis el nombre que muestra HighLevel, que a veces deja rótulos en inglés.

1. 01

   Lee tu propia llave por dentro

   Agency View → Settings → Users → (your user) → Edit user → Roles & permissionsCopiar ruta

   En tu cuenta en español: Vista de agencia → Configuración → Usuarios → (tu usuario) → Roles & permissions

   En la vista de agencia, abre Settings → Users y pulsa el lápiz de tu fila. Se abre Edit user, con dos pestañas a la izquierda: User info y Roles & permissions.

   Abre Roles & permissions. Arriba están User type y User role. En tu usuario vienen bloqueados en Agency y Admin: eres el dueño del edificio.

   Debajo, Add sub-accounts lista los departamentos donde estás dado de alta. Le sigue el interruptor Restrict data visibility to only assigned data.

   Luego vienen las tarjetas, una por módulo, cada una con su interruptor y un conteo: Account Billing 1/1, Account Settings 2/2. El buscador Search perm te lleva directo a un módulo.

   Abre una tarjeta: adentro están las acciones de ese módulo.

   Verás también Transfer ownership. No lo toques: sirve para entregarle el edificio a otra persona.

   Sal con Cancel. Hoy no cambias nada de tu usuario.

   Claves

   • Una llave se arma por capas, y cada capa recorta la anterior: tipo, rol, sub-cuentas, módulos y, dentro de cada módulo, sus acciones.
   • Un módulo apagado esconde todo lo que trae adentro. Lo que puedes encender depende del rol y de las funciones que tenga la sub-cuenta.
   • Hay un solo dueño por agencia. Solo él puede transferir la propiedad, y solo a un Agency Admin; el dueño anterior queda como Agency Admin.
   • HighLevel rediseñó esta pantalla en septiembre de 2026 y la activa desde Labs, con «User Management – UI Refresh». Si ves una lista larga de permisos, o el menú dice «Team» o «My Staff», es la versión anterior: hace lo mismo.
   • Con la interfaz en español, el camino empieza en «Configuración → Usuarios».

   Fuente: F3, F2, F9, F5

   1TipoAgency: todo el edificio · Account: solo las sub-cuentas asignadas · Recepcionista: Account

   2RolAdmin: acceso de administrador, recortable · User: solo lo encendido · Recepcionista: User

   3Sub-cuentas asignadasRecepcionista: solo la de Estudio Alba

   4MódulosUn interruptor por módulo; apagado esconde lo de adentro · Recepcionista: Conversations, Calendars, Contacts

   5Acciones dentro de cada móduloRecepcionista: en Contacts, crear y editar; exportar apagado

   Restrict data visibility to only assigned dataDecide qué registros aparecen dentro de los módulos abiertos · Recepcionista: apagado

   Agency View → Settings → Users → Edit user → Roles & permissions

2. 02

   Escribe la llave de la recepcionista

   Antes de crear nada, escribe en una nota las tareas de una recepcionista de Estudio Alba: contestar mensajes, agendar y mover citas, y dar de alta y corregir clientas.

   Junto a cada tarea, anota el módulo que la abre: Conversations, Calendars y Contacts.

   Abajo, la lista de lo que se queda contigo. Account Billing: el Billing de la sub-cuenta, con sus tarjetas. Account Settings: datos del negocio, dominios y marca.

   Account Tools: importar y exportar. Automation: tus flujos. Los módulos de pagos, con cobros y reembolsos, y el permiso de usuarios.

   Cierra con su llave en una línea: tipo Account, rol User, solo tu sub-cuenta y tres módulos.

   Claves

   • Tipo Account: entra solo a las sub-cuentas que le asignas y no tiene acceso a la agencia. Para alguien de un solo negocio, nunca Agency.
   • Rol User: tiene solo los permisos que enciendes. Un Admin también se recorta, pero parte del acceso de administrador y puede dar de alta y editar usuarios en su nivel.
   • HighLevel recomienda dar a cada usuario el mínimo acceso que pide su trabajo y revisar sus permisos cuando cambian sus tareas. Es el principio de mínimo privilegio de NIST.
   • Esta es la llave que AXIS recomienda para recepción. Si tu recepción también cobra, suma solo lo de cobros y revisa que el reembolso quede apagado.
   • La ayuda de HighLevel pone exportar dentro de Contacts y de Account Tools. Una exportación saca tu base de clientas en un archivo: no es tarea de recepción. Por eso, en el paso 3 apagas la exportación dentro de Contacts.
   • Los pagos vienen en varios módulos: Payments, Payment Settings, Subscriptions y Transactions. La ayuda pone los reembolsos en Payments y en Transactions. Una guía de pagos de 2025 le da al reembolso su propio interruptor dentro de Transactions.
   • Crear, editar y borrar usuarios es su propio permiso, «View & Manage Users» en la ayuda. Con él apagado, nadie hace llaves por ti.
   • Los usuarios no cuestan en ningún plan. Cada persona lleva su propia llave; compartir la tuya nunca ahorra nada.

   Fuente: F1, F2, F3, F4, F12, F15, F19, F20

   Encendido

   ConversationsContestar mensajes

   CalendarsAgendar y mover citas

   ContactsDar de alta y corregir clientas

   Se queda contigo

   Account BillingLas tarjetas de la sub-cuenta

   Account SettingsDatos, dominios y marca

   Account ToolsImportar y exportar

   AutomationTus flujos

   Pagos y reembolsosCobros no son recepción

   UsuariosNadie hace llaves por ti

   Ajusta la lista a las tareas reales de tu recepción

3. 03

   Crea el usuario de prueba

   (your sub-account) → Settings → Users → + Add userCopiar ruta

   En tu cuenta en español: (tu sub-cuenta) → Configuración → Usuarios → + Add user

   Entra a tu sub-cuenta de práctica y abre Settings → Users. Pulsa + Add user: se abre el asistente Add user. Si en la misión 2 abriste la de tu negocio y no la de práctica, hazlo ahí: el usuario de prueba lo das de baja en I.2.3.

   En User info, escribe «Recepción» en First name y tu código de evidencia en Last name, por ejemplo AX-7K2Q. En Email, un alias de tu correo, como tucorreo+recepcion@gmail.com.

   Pulsa Next. En Roles & permissions, elige el tipo Account y el rol User. En Add sub-accounts debe quedar solo tu sub-cuenta.

   Revisa que Restrict data visibility to only assigned data quede apagado. Abajo ves por qué.

   Recorre las tarjetas una por una. Enciende Conversations, Calendars y Contacts, y apaga todas las demás. No des por hecho que vienen apagadas.

   Abre la tarjeta Contacts y apaga la acción de exportar. Si importar y borrar aparecen aparte, apágalas también. Deja encendidos crear y editar.

   Los pasos Call & voicemail, User availability y Calendar configuration déjalos como vienen. Al final, guarda.

   Claves

   • El alias con «+» llega a tu misma bandeja de Gmail. HighLevel no acepta dos usuarios con el mismo correo, y el tuyo ya tiene usuario.
   • HighLevel no dice si acepta alias con «+». Si rechaza el tuyo, usa otro correo tuyo que no esté en tu agencia.
   • Al guardar, HighLevel le manda al correo una invitación para entrar a las sub-cuentas asignadas.
   • La ayuda llama «Only Assigned Data» a Restrict data visibility to only assigned data. Limita al usuario a lo suyo: sus contactos y conversaciones, su calendario y sus citas, sus oportunidades.
   • Con ese interruptor encendido, un contacto sin asignar tampoco le aparece. Clientes de HighLevel piden desde 2022 ver también lo que no es de nadie, y HighLevel no ha respondido.
   • Una recepcionista recibe a todas las clientas: para ella, apagado. Úsalo para un vendedor con su propia cartera, y asígnale cada contacto nuevo antes de encenderlo.
   • Lo que trae encendido un usuario nuevo en esta pantalla no está documentado. Por eso revisas cada tarjeta.
   • Para la segunda recepcionista, crea su usuario y usa Copy Permissions con la primera como origen. Copia los permisos granulares de un usuario a la vez, y HighLevel pide revisarlos antes de guardar.
   • La ayuda no dice si Copy Permissions copia también el tipo y las sub-cuentas: revísalos tú.

   Fuente: F1, F2, F3, F6, F7, F8, F18

4. 04

   Entra como la recepcionista

   Abre una ventana privada del navegador (en Chrome, «incógnito»). Ahí no está tu sesión de HighLevel.

   En tu correo, abre la invitación de HighLevel para «Recepción» y pega su enlace en la ventana privada.

   Crea la contraseña del usuario de prueba y entra. Si HighLevel pide un código, llega a tu misma bandeja.

   Mira el menú izquierdo: debe mostrar lo que encendiste, como Conversations, Calendars y Contacts. Settings sigue ahí por su perfil. Si ves Payments o Automation, vuelve al paso 3.

   Abre el selector de arriba a la izquierda. Muestra el nombre de tu sub-cuenta, y la recepcionista no tiene cómo pasar a la vista de agencia.

   Toma aquí tu captura 2. Luego cierra la ventana privada: tu sesión normal sigue intacta.

   Claves

   • La ventana privada abre HighLevel sin tu sesión, como lo vería la recepcionista en su computadora. En tu ventana normal, HighLevel te muestra tu llave, no la suya.
   • HighLevel también tiene Login As, desde el icono de perfil de arriba a la derecha. Según su ayuda de diciembre de 2025, un administrador de agencia entra a una sub-cuenta como uno de sus usuarios, sin su contraseña.
   • Sirve para revisar, pero lo que hagas así queda en Audit Logs a nombre del usuario, no del tuyo. Y no prueba lo que sí prueba la invitación: que el correo llega y que la contraseña funciona.
   • Un módulo apagado no detiene los flujos que ya corren en él. Con Automation apagado, la recepcionista no ve tus flujos, y tus flujos siguen trabajando.

   Fuente: F17, F8, F16, F10, F14, F2

5. 05

   Revisa la llave desde afuera y justifícala

   (your sub-account) → Settings → Users → (test user) → Roles & permissionsCopiar ruta

   En tu cuenta en español: (tu sub-cuenta) → Configuración → Usuarios → (usuario de prueba) → Roles & permissions

   Vuelve a tu ventana normal. En tu sub-cuenta, abre Settings → Users: «Recepción AX-7K2Q» ya está en la lista.

   Pulsa su lápiz y abre Roles & permissions. Deben verse el tipo, el rol, tu sub-cuenta y las tarjetas encendidas y apagadas. Esa es tu captura 1.

   En la vista de agencia, Settings → Users también lo lista. En su columna Sub-account debe aparecer solo tu sub-cuenta.

   Si en Calendars de tu sub-cuenta aparece «Recepción AX-7K2Q's Personal Calendar», HighLevel lo creó al darlo de alta: déjalo por ahora.

   En tu nota, escribe una línea por cada módulo que le diste, con su porqué. Por ejemplo: «Calendars: agenda y mueve citas».

   No borres el usuario de prueba. En I.2.3 lo das de baja con el checklist.

   Claves

   • Los usuarios que creas en una sub-cuenta también aparecen en Settings → Users de la agencia. Ahí ves de un vistazo a qué departamentos entra cada quien.
   • Cambiar un acceso no pide borrar: editas el tipo, las sub-cuentas, el rol o los permisos del mismo usuario.
   • Si la recepcionista también atiende la tienda de tu hermana, súmale esa sub-cuenta a su mismo usuario. Una persona, un usuario, aunque trabaje en varias sub-cuentas.
   • Revisa cada llave cuando cambien las tareas de quien la lleva. En I.2.3 lo vuelves rutina, con una revisión cada trimestre.

   Fuente: F1, F2

Interactivo

¿Le das este permiso a tu recepcionista?

Este interactivo se usa dentro de tu cuenta de AXIS.

Si se rompe

Los errores que más se repiten, y su salida.