Resultado
Tienes un registro de accesos con la vida completa de un usuario, de su alta a su baja, y sabes qué llaves no se le prestan nunca a un freelancer.
- Tiempo estimado
- 35 minutos
- Costo
- US$ 0. Crear y borrar usuarios no consume saldo.
Lección · Seguridad y equipo
Tienes un registro de accesos con la vida completa de un usuario, de su alta a su baja, y sabes qué llaves no se le prestan nunca a un freelancer.
Resultado
Analogía
En la lección 1 le pusiste dos cerraduras a tu llave maestra. En la lección 2 cortaste una llave que abre solo los pisos y las puertas que alguien necesita.
Hoy toca lo más delicado: las llaves prestadas. Una llave prestada se entrega con registro: a quién, qué puertas abre, desde cuándo y quién lo autorizó.
Se revisa de vez en cuando y se recoge el último día. Si alguien sacó copia, como una contraseña o un token, se cambia la cerradura.
Y el freelancer que viene a arreglar la recepción no necesita la llave de la caja fuerte: la facturación, los usuarios y los tokens se quedan contigo.
Por qué importa
Alba contrató por dos meses a una asistente virtual freelance para armar los flujos de Estudio Alba, en Guadalajara. Para ir rápido, le pasó su propia contraseña de HighLevel y la de la página de Facebook del estudio. El proyecto terminó y nadie se acordó de esas llaves. Meses después, Facebook se desconectó tras un inicio de sesión desde otro país, y en los registros todo aparecía a nombre de Alba. Esta lección es el registro y la lista que le faltaron.
Guía paso a paso
Las rutas van como aparecen con la interfaz en inglés. Si tu cuenta está en español, verás entre paréntesis el nombre que muestra HighLevel, que a veces deja rótulos en inglés. Los rótulos de Meta y Google van como los muestran sus páginas en inglés.
Antes de dar cualquier acceso, fija la regla: cada persona entra con su propio usuario y su propio correo. Vale para tu freelancer, tu asistente virtual y tu cliente.
Nunca prestas tu usuario de HighLevel, la contraseña del Facebook del negocio ni una cuenta de Google. Tampoco una clave de API ni un token.
Los Términos de HighLevel te hacen responsable de todo uso de tu cuenta y de tus credenciales, lo hayas autorizado o no.
Para HighLevel, tus credenciales incluyen tus claves de API y el acceso a tus integraciones. Un token prestado es una contraseña prestada.
Según esos Términos, también respondes por lo que hagan en la plataforma tus empleados, tus colaboradores y tus clientes.
Los usuarios son ilimitados en todos los planes. Un usuario más no cuesta nada, así que prestar el tuyo no te ahorra nada.
Claves
Agency View → Settings → Users → Edit user → Roles & permissionsEn tu cuenta en español: Vista de agencia → Configuración → Usuarios → Edit user → Roles & permissions
En la vista de agencia, abre Settings → Users. Usa + Add user para alguien nuevo, o el lápiz de su fila (Edit user) para revisar a alguien que ya tiene acceso.
En Roles & permissions, un freelancer o un asistente virtual va como User type Account y User role User. Es la llave que cortaste en la lección I.2.2.
En Add sub-accounts, deja solo las sub-cuentas donde trabaja. Si trabaja para dos de tus clientes, van las dos; si para uno, solo esa.
En las tarjetas de módulos, enciende solo lo que pide su tarea. Quien arma flujos necesita Automation; quien contesta mensajes, Conversations y Contacts.
Deja cerrada la caja fuerte: Account Billing, el Billing de la sub-cuenta con sus tarjetas. También el permiso de crear, editar y borrar usuarios (User Management; en la ayuda, «View & Manage Users»).
Si trabaja ventas, enciende Restrict data visibility to only assigned data. Así solo ve los contactos y oportunidades que le asignas.
Guarda. HighLevel le manda la invitación a su correo. Para la siguiente persona con la misma tarea, usa Copy Permissions y revisa cada tarjeta antes de guardar.
Claves
Agency: entra a todas las sub-cuentas de tu agencia. HighLevel pide evitar el acceso de agencia salvo que haga falta.Agency con rol Admin. Los admins de agencia traen por defecto Login As, para entrar a una sub-cuenta como uno de sus usuarios sin su contraseña, y pueden crear tokens.Account no llega a lo que solo vive en la agencia: su facturación, la ficha de tu empresa, la creación de sub-cuentas, los snapshots y el modo SaaS.(client's sub-account) → Settings → Users → + Add userEn tu cuenta en español: (sub-cuenta del cliente) → Configuración → Usuarios → + Add user
A tu cliente lo das de alta dentro de su sub-cuenta, como usuario de tipo Account. Así nunca ve tu agencia ni a tus otros clientes.
Elige User si solo va a mirar o atender: ver sus contactos, contestar mensajes, revisar su calendario. Enciende solo esos módulos.
Elige Admin solo si va a manejar a su propio equipo. Un admin de sub-cuenta puede agregar y editar usuarios en su nivel.
Aun como admin, tu cliente no llega a lo que solo vive en la agencia: tu facturación, tus snapshots, el modo SaaS ni la ficha de tu empresa.
Revisa las tarjetas como con el freelancer y deja encendido solo lo que el cliente va a usar.
Anótalo en tu registro de accesos, como a cualquier otra persona.
Claves
Account asignados únicamente a esa sub-cuenta.(sub-account) → Settings → IntegrationsEn tu cuenta en español: (sub-cuenta) → Configuración → Integraciones
El freelancer que conecta Facebook o Google no necesita la contraseña de tu cliente. Necesita una invitación a su propia cuenta.
Meta: tu cliente lo agrega a su portafolio comercial, como persona o, si es una agencia, como socio. Luego le asigna la página y la cuenta publicitaria.
HighLevel pide que quien conecta Facebook sea Admin de la página y del portafolio donde vive. Su ayuda no dice si el acceso como socio basta.
En Settings → Integrations de la sub-cuenta, Facebook e Instagram son tarjetas separadas, cada una con su botón Connect.
Google Business Profile: el dueño del perfil lo invita por correo como Manager. Un Owner puede quitar personas: déjalo para el dueño. Cada persona entra con su propia cuenta de Google.
Para conectar ese perfil a HighLevel, basta una cuenta de Google con acceso Owner o Manager.
Google Ads: tu cliente invita su correo y elige el nivel. Standard edita campañas, pero también la información de facturación. Si solo debe ver resultados, basta Read-only.
Anota cada invitación en tu registro: quién, qué sistema, qué nivel y desde cuándo.
Claves
Admin → Access and security → Remove access.(sub-account) → Settings → Private IntegrationsEn tu cuenta en español: (sub-cuenta) → Configuración → Integraciones Privado
Una clave de API o un token es una llave para aplicaciones: deja que otra herramienta lea o cambie datos de tu cuenta.
Hoy se llaman Private Integrations y están en Settings de cada sub-cuenta. Las claves antiguas de agencia siguen en Settings → API Keys de la vista de agencia.
Si una herramienta necesita un token, créalo tú: uno por herramienta y solo con los permisos que esa herramienta usa.
HighLevel muestra el token una sola vez. Cópialo directo a un gestor de contraseñas y pégalo en la herramienta.
Nunca lo mandes por chat ni por correo. Si el freelancer configura la herramienta, pega tú el token en ella.
Rótalo cada 90 días, como recomienda HighLevel. Al rotarlo, el viejo y el nuevo funcionan juntos 7 días.
Si un token se filtró, usa Rotate and expire this token now: el viejo deja de servir en ese momento.
Cuando la herramienta ya no se usa, borra su integración.
Claves
Enhanced Account Security en Enabled, en Settings → Company → Advanced Settings. Así una sub-cuenta nueva no genera claves de API sola.Fuente: F12, F13, F14, F15, F1, F32
(your sub-account) → Settings → UsersEn tu cuenta en español: (tu sub-cuenta) → Configuración → Usuarios
Descarga la plantilla de esta lección. Llena el renglón de tu usuario de prueba «Recepción» de la lección I.2.2: rol, sub-cuenta, módulos, fecha de alta y quién lo aprobó.
Revisa con él los cuatro puntos de alta. Los puntos 2 y 3 se corrigen en Edit user. La verificación del punto 1 solo la activa la persona: en tu prueba, anota «no aplica». El punto 4 anótalo hoy.
Baja, punto 5: abre Settings → Audit Logs en tu sub-cuenta y filtra por ese usuario. Revisa qué hizo; si quieres guardarlo, exporta a CSV. Si solo entró a mirar, la lista puede salir vacía: Audit Logs registra cambios, y su ayuda no menciona inicios de sesión.
Punto 6: reasigna sus contactos, oportunidades y citas a otra persona. Tu usuario de prueba no tiene ninguno, pero con un freelancer real este punto no se salta.
Punto 7, primero: cierra sus sesiones. Desde el icono de perfil de arriba a la derecha, entra como él con Login As, que solo tienen los admins de agencia. Abre Settings → My Profile → Security y usa Sign Out Everywhere. Esa sesión también se cierra: vuelve a entrar con tu usuario.
Después, en Settings → Users de tu sub-cuenta, busca «Recepción» con tu código y bórralo con la papelera de su fila. Lee el aviso antes de confirmar.
Punto 8: tu usuario de prueba no tenía accesos en Meta ni en Google, ni vio tokens. Anótalo así en el registro.
Cierra su renglón con la fecha de baja y cómo se hizo, por ejemplo «borrado en Settings → Users». Ese renglón va en tu evidencia.
Toma tu captura: Settings → Users de tu sub-cuenta ya sin «Recepción», con el nombre de la sub-cuenta en el selector.
Claves
Settings → Calendars si sigue ahí. Con un freelancer real, revisa antes si su calendario tiene citas.Edit user y quita solo esa sub-cuenta de Add sub-accounts.Add sub-accounts.Login As aparece a nombre del usuario.My Profile → Security y usa Sign Out Everywhere en tu propio usuario, como en la lección I.2.1.Support Access: debe estar apagado, salvo que tengas un caso abierto con soporte de HighLevel.Fuente: F17, F11, F33, F27, F28, F5, F30, F31, F16
(tu sub-cuenta) → Settings → UsersRegistro de accesos · [Negocio o agencia] · Responsable: [tu nombre] · Próxima revisión trimestral: [mes y año] A. Registro (un renglón por persona; sus accesos fuera de HighLevel, en la línea de abajo) Quién | Rol (tipo · rol) | Sub-cuentas | Módulos encendidos | Fecha de alta | Aprobó | Revisión trimestral | Fecha de baja y cómo Ejemplo: Recepción AX-7K2Q (prueba de AXIS) | Account · User | Estudio Alba AX-7K2Q | Conversations, Calendars, Contacts (sin exportar) | 11-oct-2026 | Yo (dueño) | No aplica | 11-oct-2026, borrado en Settings → Users Otros accesos: Meta, ninguno · Google Business Profile, ninguno · Google Ads, ninguno · Tokens que vio, ninguno 1. __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ Otros accesos: Meta [nivel y fecha] · Google Business Profile [Owner o Manager y fecha] · Google Ads [nivel y fecha] · Tokens que vio [herramienta y fecha] 2. __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ Otros accesos: Meta [__] · Google Business Profile [__] · Google Ads [__] · Tokens que vio [__] 3. __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ | __________ Otros accesos: Meta [__] · Google Business Profile [__] · Google Ads [__] · Tokens que vio [__] B. Checklist de alta (antes de mandar la invitación) ☐ 1. Un usuario propio para cada persona, con su propio correo y su verificación en dos pasos ☐ 2. Tipo Account, rol User, solo en las sub-cuentas donde trabaja ☐ 3. Solo los módulos de su tarea, con Account Billing y User Management apagados ☐ 4. Anotado en este registro, con quién lo aprobó y su fecha de revisión C. Checklist de baja (el último día) ☐ 5. Revisé en Audit Logs lo que hizo, antes de que pasen 60 días ☐ 6. Reasigné sus contactos, oportunidades y citas ☐ 7. Cerré sus sesiones y lo borré, o le quité solo esta sub-cuenta en Add sub-accounts si sigue con otro cliente ☐ 8. Reconecté lo que conectó con su perfil, lo quité de Meta y Google, roté los tokens que vio y anoté la fecha de baja D. Revisión trimestral · Fecha: ____________ ¿Cada persona sigue trabajando contigo? ¿Necesita lo mismo? ¿Support Access está apagado, o encendido solo por un caso abierto? Nunca anotes aquí contraseñas, claves de API, tokens ni códigos de respaldo. Este registro dice quién tiene qué llave, no la llave. Revisó: ______________________ Fecha: ____________
Interactivo
Este interactivo se usa dentro de tu cuenta de AXIS.
Construir, demostrar, comprobar y explicar con tus palabras ocurre dentro de tu cuenta de AXIS, con tu código personal y AXIS Tutor al lado.
Si se rompe
La conexión venció. Reconéctala en Settings → Integrations con un perfil que sea Admin de la página y de su portafolio comercial, y no vuelvas a prestar esa contraseña.
Fuente: F4
Ese correo ya es de un usuario de tu agencia. Sigue lo que te muestra HighLevel. Lo normal es editar ese usuario y sumarle la sub-cuenta en Add sub-accounts, en vez de crear otro.
Fuente: F5
Probablemente lo borraste desde Users de esa sub-cuenta: hay reportes de que eso lo saca de todas. Escribe al soporte de HighLevel: en un caso así, restauró la cuenta. Si no, créalo de nuevo solo con las sub-cuentas que siguen y revisa sus contactos.
Fuente: F28
Abre Settings → Audit Logs, filtra por su usuario y exporta a CSV. Solo guarda 60 días: hazlo antes de borrarlo.
Fuente: F17
Usaba un token que rotaste o borraste. Crea una Private Integration nueva solo para esa herramienta, con los permisos mínimos, y pega tú el token.
Fuente: F12
Fecha
AXIS by CREZIR · Responsable editorial: Daniel Mendoza Arévalo · Verificado el 11 de octubre de 2026 contra el centro de ayuda de HighLevel, sus Términos de servicio y la ayuda de Google