Agencia, sub-cuentas y usuarios

Resultado

Tienes escrito el mapa de tu edificio, con lo que se administra en la agencia y lo que vive en cada sub-cuenta, y eres usuario de tu propia sub-cuenta.

Tiempo estimado

35 minutos

Costo

US$ 0. Esta lección no consume saldo.

Analogía

Guía paso a paso

Las rutas van como aparecen con la interfaz en inglés. Si tu cuenta está en español, verás entre paréntesis el nombre que muestra HighLevel, que a veces deja rótulos en inglés.

1. 01

   Recorre el piso de administración

   Agency View → SettingsCopiar ruta

   En tu cuenta en español: Vista de agencia → Configuración

   Si el menú izquierdo muestra Sub-Accounts, ya estás en la administración. Si no, abre el selector de arriba a la izquierda y elige Switch to Agency View.

   En ese menú están Sub-Accounts, donde nacen los departamentos, y Account Snapshots, la biblioteca de snapshots de tu agencia.

   Abre Settings → Billing. Ahí viven tu plan, en Subscriptions, y la billetera, en Wallet & Transactions: las pantallas de la misión 1.

   Abre Settings → Company. Es la ficha de tu agencia: Company Name en Basic Details y la marca blanca en la pestaña White Label.

   Settings → Users guarda la lista de todas las personas con acceso. La recorres en el paso 4.

   Abre una hoja o una nota con dos columnas: «Agencia» y «Sub-cuenta». En «Agencia», anota cinco de estas cosas con su ruta. Por ejemplo: «Billetera: Settings → Billing → Wallet & Transactions».

   Claves

   • La agencia es la capa que paga a HighLevel. Una agencia aloja muchas sub-cuentas, casi siempre una por negocio.
   • Crear, editar y borrar sub-cuentas solo se hace desde la agencia. También el modo SaaS y la reventa (SaaS Configurator, Reselling), que usas en la Fase IV.
   • Un snapshot copia la configuración de una sub-cuenta a otra. Nunca copia contactos, conversaciones, mensajes ni integraciones.
   • HighLevel cobra siempre a la billetera de la agencia lo que consume cada sub-cuenta. Nunca le cobra directo a una sub-cuenta.
   • Con la interfaz en español: «Subcuentas», «Instantáneas de la cuenta» y, en Configuración, «Empresa», «Usuarios» y «Facturación». Las pestañas de Facturación siguen en inglés.

   Fuente: F1, F3, F4, F5, F6, F12

2. 02

   Recorre tu departamento

   Agency View → Sub-Accounts → ⇄ Switch to Sub-Account → SettingsCopiar ruta

   En tu cuenta en español: Vista de agencia → Subcuentas → ⇄ Cambiar a subcuenta → Configuración

   Entra a tu sub-cuenta con el icono ⇄ de la lista. El menú izquierdo cambia: ahora ves Conversations, Calendars, Contacts, Automation y Sites. Todo eso es de este negocio.

   Abre Settings. El menú viene en tres grupos: MY BUSINESS, BUSINESS SERVICES y OTHER SETTINGS.

   En Business Profile están el nombre del negocio, su dirección, su zona horaria y su Location ID, el identificador único de esta sub-cuenta.

   En BUSINESS SERVICES viven los servicios del negocio: Calendars, Email Services con su dominio de envío, Phone System con sus números y WhatsApp.

   Dentro de Phone System, la pestaña Trust Center guarda el registro A2P de esta sub-cuenta: el trámite de la misión 4.

   En OTHER SETTINGS está Integrations. Ahí se conectan Facebook, Instagram, Google y las demás cuentas de este negocio.

   Users muestra los usuarios de esta sub-cuenta. Un usuario de tipo Agency puede entrar aunque no aparezca aquí. Lo revisas en el paso 5.

   En la columna «Sub-cuenta» de tu mapa, anota cinco cosas con su ruta. Por ejemplo: «Números de teléfono: Settings → Phone System».

   Claves

   • Si borras una sub-cuenta, pasadas 24 horas se pierden sus contactos, mensajes, campañas y configuración. Sus números y campañas A2P se borran sin recuperación. Esa es la prueba de que viven adentro.
   • Una sub-cuenta sin su propio dominio de envío manda sus correos desde un dominio compartido, aunque otra sub-cuenta tenga el suyo.
   • WhatsApp se configura dentro de cada sub-cuenta y se paga por cada sub-cuenta que lo activa. El precio, en la lección 2.
   • También verás Billing dentro de la sub-cuenta. No es el plan ni la billetera de tu agencia: esos se administran en la vista de agencia.
   • Con la interfaz en español, los grupos son «MI EMPRESA», «SERVICIOS EMPRESARIALES» y «OTROS AJUSTES». Verás «Perfil de empresa», «Sistema telefónico» → «Centro de confianza», «Integraciones» y «Usuarios». Email Services se queda en inglés.

   Fuente: F2, F7, F8, F9, F14, F17, F18, F4

   Agencia

   PlanBilling → Subscriptions

   BilleteraBilling → Wallet & Transactions

   Crear sub-cuentasSub-Accounts

   SnapshotsAccount Snapshots

   Usuarios de agenciaSettings → Users

   Ficha y marca blancaSettings → Company

   Selector de cuentaLa puerta: Switch to Agency View ⇄ Switch to Sub-Account

   Sub-cuenta

   Contactos · Conversaciones · Calendarios · Flujos (Automation) · Sitios

   Números y A2PPhone System → Trust Center

   Dominio de envíoEmail Services

   WhatsApp · Integraciones

   Sus usuariosSettings → Users

3. 03

   Un negocio, una sub-cuenta: cuenta las tuyas

   Agency View → Sub-AccountsCopiar ruta

   En tu cuenta en español: Vista de agencia → Subcuentas

   Vuelve a la vista de agencia y abre Sub-Accounts. Cuenta cuántas tienes.

   Starter incluye 3 sub-cuentas. Unlimited y Agency Pro, ilimitadas. Si estás en Starter, no gastes una en pruebas.

   Busca el icono de casa junto a un nombre. Al pasar el cursor dice Agency Sub-Account: es la que marcaste como This is my own account. Si solo tienes la de práctica, no verás ninguna: la misión 2 la dejó como cuenta de cliente.

   Revisa que cada sub-cuenta sea de un solo negocio. Si una mezcla dos, anótalo en tu mapa como pendiente y no la borres hoy.

   Claves

   • Datos. Los contactos y las conversaciones de un negocio viven en su sub-cuenta. Si mezclas dos negocios, no puedes borrar uno sin tocar al otro.
   • Teléfono y A2P. Cada número pertenece a la sub-cuenta donde se compra, y su registro A2P vive en el Trust Center de esa sub-cuenta. Dos negocios juntos mandan mensajes desde los mismos números.
   • Snapshots. Un snapshot copia la configuración que eliges de una sub-cuenta. Si la sub-cuenta es de un solo negocio, su snapshot sirve limpio para el siguiente cliente.
   • Correo. El dominio de envío es de la sub-cuenta: dos negocios juntos firman con el mismo dominio.
   • Cuenta propia o de cliente, la decisión de la misión 2. La propia es el espacio interno de tu agencia y no se transfiere a otra agencia. La de cada cliente va como cuenta de cliente.

   Fuente: F14, F15, F2, F7, F5, F9

4. 04

   Distingue tipos y roles de usuario

   Agency View → Settings → UsersCopiar ruta

   En tu cuenta en español: Vista de agencia → Configuración → Usuarios

   En la vista de agencia, abre Settings → Users. Es la lista de todas las personas con acceso, de la agencia y de cada sub-cuenta.

   Arriba hay tres filtros: User type, User role y Sub-account. Las columnas son Name, Email, Phone number, User type, Sub-account y Actions.

   Busca tu nombre. Tu usuario aparece como Agency Owner: eres el dueño del edificio.

   Mira la columna Sub-account de tu fila. Dice a qué sub-cuentas está asignado tu usuario. Si la tuya no aparece, haz el paso 5 y vuelve aquí: esa es tu captura 1.

   Si alguien más tiene acceso, revisa su tipo y su rol con las reglas de abajo.

   Claves

   • El tipo dice a qué departamentos entra cada quien. Agency entra a todas las sub-cuentas de la agencia. Account, solo a las que le asignas.
   • El rol dice qué hace adentro. Admin tiene acceso de administrador dentro de la sub-cuenta. User tiene solo los permisos que le enciendes.
   • Los permisos de agencia y de sub-cuenta no se cancelan: se suman, y mandan los de agencia. Un Agency con rol Admin actúa en todo el edificio.
   • Para alguien de tu equipo o de un cliente que nunca debe ver la agencia: tipo Account, con sus sub-cuentas asignadas. HighLevel le manda la invitación por correo.
   • Los usuarios son ilimitados en todos los planes. La excepción es el AI Agency Assistant: US$ 20 al mes por usuario de agencia inscrito, según la ayuda de HighLevel del 30-sep-2026.
   • En videos y artículos viejos, esta pantalla se llama «My Staff» en la sub-cuenta o «Team» en la agencia. Es la misma.

   Fuente: F10, F11, F3, F12, F14, F16

   Rol AdminAcceso de administrador dentro de la sub-cuenta

   Rol UserSolo los permisos encendidos

   Tipo Agency · entra a todas las sub-cuentas

   Agency · AdminTú, dueño de Estudio Alba: Agency Owner

   Agency · UserTodas las sub-cuentas, solo lo encendido

   Tipo Account · solo las asignadas

   Account · AdminSolo sus sub-cuentas, con acceso de administrador

   Account · UserLa recepcionista de Estudio Alba

   Los permisos se suman y mandan los de agencia

   Agency View → Settings → Users

5. 05

   Comprueba que eres usuario de tu sub-cuenta

   (your sub-account) → Settings → UsersCopiar ruta

   En tu cuenta en español: (tu sub-cuenta) → Configuración → Usuarios

   Entra a tu sub-cuenta y abre Settings → Users. Busca tu nombre en la lista.

   Si estás, esa es tu captura 2. Si dice No Users found, o no apareces, te falta el paso 4 de la misión 2.

   Para hacerlo: vista de agencia → Settings → Users → lápiz de tu usuario → Edit user → pestaña Roles & permissions → campo Add sub-accounts. Agrega tu sub-cuenta y guarda.

   Vuelve a Settings → Users de tu sub-cuenta. Ahora apareces en la lista, y su Settings muestra My Profile.

   Claves

   • Ser dueño de la agencia no te hace usuario de cada sub-cuenta. Una sub-cuenta nueva nace sin usuarios.
   • La guía de arranque de HighLevel pide que te agregues como miembro del equipo, aunque trabajes solo.
   • Para ti, el camino es Edit user en la vista de agencia: tu correo ya es de un usuario de la agencia. La ayuda de HighLevel sugiere agregar ese usuario en vez de crear otro. El + Add user de la sub-cuenta sirve para dar de alta a otra persona.
   • Por defecto, a un usuario de tipo Account HighLevel le crea un calendario personal con su nombre al asignarle una sub-cuenta. A tu usuario de agencia, no: no esperes uno a tu nombre.

   Fuente: F13, F10, F11, F19

Interactivo

¿Agencia o sub-cuenta?

Este interactivo se usa dentro de tu cuenta de AXIS.

Si se rompe

Los errores que más se repiten, y su salida.